Manaus/AM - A Prefeitura de Manaus iniciou 2019 dando mais um passo para a integração total de todos os seus órgãos. Nesta terça-feira, 22, a Manaus Previdência recebeu o primeiro processo de aposentadoria totalmente virtual. A ação atende à determinação do prefeito Arthur Virgílio Neto de combater o desperdício nas despesas de custeio, além de consolidar mais uma etapa da modernização da máquina pública, com otimização de resultados, celeridade e economia em material de expediente.

“Já trabalhamos com a virtualização da nossa documentação há alguns anos e, agora, a nossa meta é envolver todas as secretarias para que não apenas os processos de aposentadoria, mas todos os demais documentos, sejam tramitados via plataforma digital”, anunciou o diretor-presidente da Manaus Previdência, Silvino Vieira. “Essa é uma tendência mundial por envolver economicidade, celeridade, meio ambiente e, no nosso caso, respeito ao servidor, que ganha eficiência por parte dos órgãos municipais”.

A tramitação virtual aconteceu entre a Secretaria Municipal de Educação (Semed) e a previdência, por meio do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged), implantado pela Prefeitura em maio de 2014 e administrado pela Secretaria Municipal de Finanças, Tecnologia da Informação e Controle Interno (Semef).

O Siged foi implantado na previdência no ano seguinte, com a digitalização do seu acervo funcional e tramitação dos processos internos. Em 2018, a autarquia promoveu reuniões com representantes dos setores de Recursos Humanos das secretarias para acertar o envio em formato digital das pastas funcionais dos respectivos servidores a partir de 2019. “Com a devida antecedência, preparamos os órgãos para a transição da plataforma física para digital. Informamos que a previdência só trabalharia com essa plataforma a partir deste ano”, lembra a gerente da área previdenciária, Ana Domingues. Foi isso que aconteceu em relação à Secretaria Municipal de Saúde (Semsa), que no dia 11 de janeiro enviou o primeiro arquivo digital da pasta de um dos seus servidores, em compact disc (CD).

No caso da Semed, o órgão se planejou para enviar, também, os processos de solicitação de aposentadoria pelo Siged. Os detalhes da operação foram acertados no final de dezembro em reunião entre a Diretoria Previdenciária e a equipe da Divisão de Pessoal da Semed. “A chegada do primeiro processo marca o início dessa nova jornada e a nossa meta, agora, é nos reunirmos com as outras secretarias para trabalharmos o mesmo processo”, reforça Domingues.

Segundo ela, também será retomado o diálogo com a Câmara Municipal de Manaus para que os processos de aposentadoria dos servidores daquele Poder também sejam tramitados virtualmente. Uma tentativa nesse sentido aconteceu no ano passado, mas a incompatibilidade entre os sistemas de gestão eletrônica entre os dois Poderes inviabilizou a ação. “O sistema do Legislativo tem peculiaridades que atendem à necessidade daquela Casa, não sendo possível a compatibilização com o da Prefeitura. Não deu certo naquele momento, mas vamos voltar a conversar sobre isso em 2019 para vermos se obtemos sucesso dessa vez”, adianta.

SIMBOLISMO

Conforme a gerente, o processo da Semed é emblemático por se tratar da maior secretaria - em número de servidores – da estrutura municipal, sendo seguida de perto pela Secretaria Municipal de Saúde (Semsa). “As duas juntas representam em torno de 85% de todos os processos previdenciários que tramitam na previdência”, diz. “Um único processo da Semed é muito volumoso. O menor deles tem, no mínimo, 40 páginas”, compara. No ano passado, a Semed representou 40% de todas as aposentadorias concedidas.

O fim do processo físico, conforme Domingues, traz benefícios não apenas para a estrutura municipal, mas também para o servidor, que tem o tempo de tramitação processual reduzido. ”Além da agilidade, a medida também impede o esgotamento da capacidade de acondicionamento do espaço destinado ao armazenamento físico dos dados funcionais de aposentados e pensionistas”, lembra. Segunda ela, a previdência é guardiã de mais de 7.500 dossiês, representando mais de três milhões folhas. “Continuar trabalhando com papel nos obrigaria a ampliar constantemente o nosso setor de arquivo”, alertou Domingues. “Com a mídia digital, isso não será preciso, assim como a pasta funcional dos servidores passa a ficar, agora, no seu órgão de origem”.

Com o fim da etapa de digitalização desses processos na previdência- que acontecia no final da tramitação dos documentos -, a Diretoria Previdenciária já estuda reduzir o prazo de concessão, que atualmente é de 25 dias úteis para aposentadorias e de 23 dias para as pensões. “Esses prazos referem-se ao momento que o processo chega à previdência e quando não há falta de nenhum documento”, esclarece Domingues. “Com o uso do Siged, queremos reduzir o número de dias para as concessões”, anuncia.

SOBRE O SIGED

É um gerenciador de informações, capaz de organizar documentos, processos e arquivos. Processado eletronicamente é aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos (documentos digitais e convencionais).

A sua implantação no Executivo Municipal atende às legislações sobre gestão documental previstas na Constituição Federal (§ 2º do art. 216) e às leis federais nº 8.159/1991, nº 12.527/2011 e nº 9.605/1998, além do Decreto Municipal nº 9.351/2007 e da Resolução nº 27/2008, do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.